Automazione dei processi: migliorare produttività e competitività nelle PMI

Quando all’interno dei processi operativi sono presenti inefficienze e colli di bottiglia, possono emergere una serie di problematiche e criticità. Di seguito sono elencati i problemi più comuni che riscontriamo nelle aziende:

● Bassa produttività: processi inefficienti possono portare a una diminuzione della produttività, rallentando le operazioni quotidiane e influenzando la        capacità dell’organizzazione di raggiungere i suoi obiettivi di produzione;

● Diminuzione del flusso di cassa e delle entrate generali: Una produzione limitata e prestazioni insufficienti dei dipendenti nel raggiungere gli obiettivi      prestabiliti comportano una riduzione delle entrate finanziarie;

● Qualità dei prodotti/servizi compromessa: i dipendenti possono arrivare a sentirsi maggiormente sotto pressione per raggiungere gli obiettivi di                produzione, portando a maggiori errori durante il processo produttivo, con conseguenti impatti negativi sulla qualità dei prodotti/servizi;

● Aumento dei costi operativi: processi inefficienti comportano costi operativi maggiori e rendono l’organizzazione meno redditizia;

● Ritardi nelle scadenze dei progetti o nelle consegne: quando non si riesce a garantire delle performance adeguate vengono a crearsi ritardi e                      rallentamenti che possono portare alla perdita di nuove opportunità di business;

● Perdita di clienti: quando l’organizzazione non riesce a fornire prodotti/servizi di qualità e puntuali, i clienti rimangono insoddisfatti e si rischia                    facilmente di perderli; 

● Mancata conformità normativa: processi inefficienti possono portare a problemi di non conformità normativa, con conseguente esposizione a rischi        legali o sanzioni.

Per risolvere situazioni di questo tipo si può ricorrere a soluzioni di automazione che, a partire dall’analisi dei processi finalizzata ad individuare ed eliminare le cause che generano le criticità rilevate, permettono di reingegnerizzarli rendendoli più efficienti e garantendo il rispetto delle corrette procedure.

1. Cosa significa automatizzare i processi

Capiamo innanzitutto che cosa intendiamo quando parliamo di “processo”.

Con questo termine ci si riferisce a una sequenza di attività organizzate e interconnesse che convergono verso un obiettivo specifico. Può coinvolgere diversi compiti, funzioni o attività e può essere composto da molteplici procedure. I processi riflettono l’insieme di attività necessarie per raggiungere un determinato obiettivo, trasformando una risorsa in un prodotto o servizio destinato al cliente interno (collaboratori, fornitori, stakeholder) o al cliente esterno (utenti finali). Questi processi possono essere distinti in vari modi, ma solitamente si dividono in tre categorie principali:

● Processi primari: sono direttamente collegati alla creazione di valore per il cliente; ad esempio, nella produzione, i processi primari coinvolgono la              progettazione, la produzione e la distribuzione del prodotto;

● Processi di supporto: forniscono il supporto necessario per i processi primari; ciò include attività come la gestione delle risorse umane, la contabilità, la gestione dell’approvvigionamento e l’amministrazione;

● Processi di gestione: sono finalizzati alla gestione e al controllo dei processi primari e di supporto; si occupano di pianificazione, controllo di qualità,          monitoraggio delle prestazioni, strategia aziendale e gestione del cambiamento.

Più dell’80% di questi processi può essere automatizzato. Ciò significa che tutte le attività manuali e ripetitive presenti all’interno di questi stessi processi possono essere gestite in automatico attraverso soluzioni digitali, togliendole al carico di lavoro dei collaboratori.

Oltre a questo, automatizzare i processi implica altri due grandi vantaggi: da un lato, il processo, una volta ricostruito con logiche BPM (le stesse che permettono di automatizzarlo), guida gli utenti coinvolgendo tutte le aree funzionali nelle attività quotidiane attraverso notifiche, popup e promemoria automatici, garantendo una proficua coordinazione e comunicazione tra le varie aree, nonché il rispetto delle procedure e delle scadenze; dall’altro, i supervisori hanno il totale controllo sul flusso di lavoro e riescono facilmente ad individuare i colli di bottiglia così come le aree di miglioramento e attuare prontamente azioni correttive.

2. Quali processi automatizzare 

In generale, i processi automatizzabili presentano 3 caratteristiche fondamentali:

1. Comprendono attività prevedibili e ripetibili;
2. Prevedono regole ben definite;
3. Non necessitano di empatia per essere svolti.

Una volta individuati i processi automatizzabili, per capire quali tra questi necessitano maggiormente di essere efficientati, bisogna porsi una serie di domande, tra cui:

● Quante ore al giorno o alla settimana vengono dedicate a questi processi?
● Si tratta di attività soggette ad errori frequenti?
● Quali sono i costi associati a questi processi?
● Quanti dipendenti sono coinvolti?

Da qui parte l’indagine dell’analista di processo, finalizzata ad individuare su quali flussi di lavoro intervenire e in che modo.

3. Come implementare l’automazione

Grazie all’applicazione delle giuste soluzioni metodologiche e tecnologiche, le organizzazioni riescono ad incrementare significativamente i loro margini competitivi ed economici.

Per farlo, la nostra struttura unisce competenze strategiche e di analisi dei processi a tecnologie quali il Business Process Management (BPM), l’Intelligenza Artificiale (AI), la Business Intelligence (BI) e la Robotic Process Automation (RPA) che consentono di eliminare le attività manuali e ripetitive, integrare sistemi non interconnessi e fare un’elaborazione avanzata di dati e informazioni finalizzata ad anticipare le criticità e migliorare le performance.

Gli step fondamentali:

1. Individuare i processi da automatizzare: a partire da un’analisi approfondita dei processi all’interno dell’organizzazione, i nostri analisti di processo           individuano quelli che più degli altri beneficerebbero dell’automazione, perché presentano maggiori criticità ma allo stesso tempo potrebbero                     generare in poco tempo un profitto concreto per l’organizzazione una volta efficientati;

2. Mappare i processi: i processi individuati vengono disegnati dall’analista attraverso dei diagrammi di flusso per avere una visione completa di tutte le       attività che lo compongono e identificare i punti critici da reingegnerizzare;

3. Implementare le automazioni: i processi vengono ricostruiti con logiche BPM per automatizzarli ed integrarli con gli altri sistemi già in uso e,                       eventualmente, con le altre soluzioni implementate a seconda delle necessità dell’organizzazione;

4. Monitoraggio e formazione: a seguito dell’implementazione, è necessario attuare un monitoraggio costante delle performance rispetto alle soluzioni       implementate, in modo da poter attuare azioni correttive se necessario, e fornire supporto e formazione ai collaboratori per garantire il                                 raggiungimento dei risultati attesi.

4. Esempi di processi che possiamo automatizzare nei tuoi reparti

Amministrazione
● Gestione fatture e pagamenti
● Riconciliazione bancaria
● Gestione spese e rimborsi
● Reportistica e analisi
● Controllo di gestione

Assistenza clienti
● Smistamento delle richieste
● Gestione resi e reclami
● Risposte alle richieste più frequenti
● Monitoraggio tempi di risposta
● Pianificazione appuntamenti

Risorse umane
● Gestione ferie e permessi
● Processo di Onboarding
● Elaborazione buste paga
● Gestione benefit
● Selezione e reclutamento

Produzione
● Manutenzione preventiva
● Gestione asset
● Pianificazione interventi
● Controllo qualità
● Tracciabilità del prodotto

Vendite
● Gestione lead e opportunità commerciali
● Elaborazione ordini e transazioni
● Previsioni di vendita
● Gestione contratti clienti e offerte
● Follow-up

Acquisti
● Approvazione ordini
● Approvvigionamento
● Gestione contratti fornitori
● Riconciliazione fatture
● Analisi costi e trend d’acquisto

Marketing
● Lead Nurturing
● Conformità GDPR
● Pianificazione campagne
● Email marketing targettizzato
● Analisi e reportistica

Magazzino
● Gestione inventario e scorte
● Riordino merci in base ai livelli di stock
● Generazione e caricamento DDT
● Routing ordini
● Elaborazione resi

Se hai bisogno di un supporto per ottimizzare i processi della tua organizzazione