Gestione Commesse e archiviazione dati
Installatore specializzato di sistemi Guardrail e barriere di sicurezza, che opera in tutto il territorio Nazionale ed Europeo. Azienda che opera nel settore infrastrutture stradali, nell’edilizia / restauro urbano e nell’ Ambiente e Territorio.
Problemi riscontrati:
● Diversi uffici (appalti, cantieri, commerciale) disperdono informazioni comuni perché archiviate all’interno di file Excel e Access gestiti da vari operatori e, quindi, non sempre facilmente raggiungibili o integrabili tra loro.
● La gestione approssimativa delle gare d’appalto e dello stato di avanzamento dei cantieri causa perdite di opportunità, inefficienze operative e duplicazione dei costi, rallentando il ciclo di vendita e il progresso dei progetti.
● Le fasi di fatturazione, sollecito e recupero del credito sono rallentate dalla difficoltà di reperire i dati necessari, poiché informazioni chiave non sono immediatamente accessibili o centralizzate. Questo ostacola la gestione finanziaria e mina il flusso di cassa dell’azienda, soprattutto nei rapporti con i clienti e fornitori internazionali.
PROGETTO REALIZZATO
● Individuazione del corretto flusso di informazioni e introduzione di una piattaforma CRM: Creazione di moduli personalizzati per rispondere alle varie esigenze dei comparti aziendali e possibilità di condivisione in tempo reale delle informazioni relative a singoli lead, contatti o clienti.
● Allineamento delle informazioni: Le informazioni di fatturazione sono state allineate con i dati relativi a procedimenti, appalti, cantieri e diarie, grazie a un flusso di lavoro integrato. Questo permette al responsabile dell’ufficio cantieri e al responsabile commerciale di avere una visione completa e in tempo reale sull’andamento dei progetti in corso. La centralizzazione dei dati consente decisioni più rapide e consapevoli, eliminando il rischio di perdere informazioni critiche durante la gestione dei progetti;
● Creazione e condivisione di un archivio digitale: È stato creato un archivio digitale degli appalti vinti e persi, con l’aggiunta di informazioni sui vincitori e i prezzi di aggiudicazione. Questo strumento offre un controllo continuo dello storico di offerte e sconti applicati a singoli clienti o a progetti simili. Anche durante le trattative, il team commerciale può utilizzare questi dati per ottimizzare le offerte e garantire un vantaggio competitivo nelle negoziazioni future;
● Introduzione di una gestione automatizzata: È stato sviluppato un sistema automatizzato per la gestione dei solleciti. Questo modulo permette di demandare a collaboratori esterni l’aggiornamento dei dati relativi al recupero crediti, rendendo immediatamente disponibili le informazioni all’ufficio amministrativo presso la sede centrale. Grazie a questa automazione, è stato possibile ridurre i tempi di recupero dei crediti e aumentare l’efficacia nella gestione delle relazioni finanziarie con i clienti.
Risultati:
● Monitoraggio sistemico dell’andamento delle gare di appalto: Grazie alla centralizzazione e automazione dei processi, è stato possibile monitorare in modo efficace tutte le gare d’appalto, portando a un aumento significativo della percentuale di vincita. Il rispetto delle scadenze per la presentazione delle gare è stato migliorato, permettendo all’azienda di partecipare a un numero maggiore di opportunità e di migliorare il suo posizionamento sul mercato;
● Supervisione agevole dei cantieri:I responsabili aziendali hanno ora accesso a una supervisione più dettagliata e continua dei cantieri, con una visione d’insieme su tutti i progetti in corso. Questo ha permesso di migliorare la qualità delle installazioni e garantire che ogni cantiere proceda in linea con gli standard di qualità aziendale, riducendo ritardi e inefficienze operative;
● Incremento dell’oltre l’80% del recupero dei crediti: L’introduzione di un modulo specifico per il recupero crediti ha portato a un miglioramento significativo, con un incremento dell’80% nella percentuale di recupero, anche per crediti ritenuti inesigibili. Questo ha avuto un impatto positivo sulla salute finanziaria dell’azienda, contribuendo a migliorare il flusso di cassa e garantendo una gestione più stabile delle operazioni finanziarie.
